福建ISO9001认证咨询过程中文件编写需要注意问题
1.福建ISO9001认证咨询的质量手册和程序文件
质量管理体系文件由编写小组负责,要对文件结构、层次、数量进行策划。福建ISO9001认证咨询标准中,除已提及“……得到规定”,“应制定……准则”,企业应根据自己的需要,决定是否形成文件、怎样形成文件,尽量避免两个极端:要么事无巨细,制定很多文件,建立庞杂的文件系统;要么只有1本质量手册、6个程序文件和少数的几个作业指导书,以致实施中难以对各项活动进行有效控制。
编写文件要充分结合各部门工作实际,征求各方意见,使文件合理完善,易于实施。按福建ISO9000认证咨询的要求,质量管理体系文件必须包括以下程序文件:文件控制程序,记录控制程序、内审控制程序、管理评审控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。
除此之外,印刷企业还应该有人力资源控制程序、基础设施和工作环境控制程序、产品实现策划控制程序、与顾客相关的过程采购控制程序(若企业有外包印刷行为,也要加在其中)、生产和服务提供控制程序、标识及可追溯性控制程序、产品防护控制程序、监视和测量装置控制程序、顾客满意度控制程序、过程和产品监视和测量控制程序、不合格品控制程序、数据分析控制程序等。小型印刷企业一般情况下可以将质量手册和程序文件编在一起,形成一本质量手册(含程序文件)。
另外,印刷企业要有足够的支持性文件控制各种质量认证咨询活动。质量记录按标准、程序文件、支持性文件的要求形成,尽量详尽实用,可把几个内容相近的表格压缩在一个表内,方便使用。经常使用的表格可以批量印刷;不常用的表格,可在电脑里填写,需要时打印。文件编写、修改、审定后,由最高管理者签署批准。
2.体系建立与运行
文件编写完成后正式颁布实施,执行文件控制程序,发放文件。企业按照福建ISO9001认证咨询标准运行,所有质量工作均按照质量手册、程序文件及支持性文件要求操作,各部门按照填写记录,试运行。运行过程中,如果各部门对程序或质量记录不是很了解,可以组织培训,使大家了解程序的要求、质量记录的作用及填写方法。试运行一段时间之后,由管理者组织一次质量管理体系内部审核,审核中发现的问题,由内审员开出不合格报告,各部门配合整改,提出纠正措施,且内审员要在规定的时间内对纠正措施进行验证。然后,由最高管理者主持进行管理评审,确认体系的适应性和有效性,为正式审核做准备。
3.制定质量方针和目标
在编制质量目标时,可从企业的优质品率、合格率、废品率、客户满意度几方面入手,将目标分解到各个部门去落实。且这些目标都可以有相应的方法进行测量,在进行内部审核、过程及产品监视、数据分析、管理评审及外部审核时,可对质量目标进行评审考核。
4.树立质量意识
应对全体员工进行质量管理体系的贯标培训,使每个员工,特别是企业中层以上的管理干部和骨干熟知福建ISO9001认证咨询标准的主要内容和基本要求,理解实施福建ISO9001认证咨询质量管理体系的意义。还应注意做好内审员的培训工作。